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2 años han transcurrido desde que el mundo de los negocios se detuvo debido a las limitaciones que llegaron tras la pandemia por la COVID.19. La desaceleración del turismo de negocios llevó a varias industrias a repensar la forma de hacer eventos, pero sin dejar claro si serían físicos, híbridos o virtuales. Si ha llegado el momento de trabajar con la certeza de querer realizar eventos o convenciones serán híbridos, te contamos algunas de las claves de este tipo de eventos.

Aunque, lo primero que debemos hacer, es definir los eventos híbridos.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es todo aquel que se realice bajo la modalidad presencial como virtual. Son eventos en los que se puede asistir a un espacio físico como de forma digital, haciendo uso de la tecnología y la innovación para conectar personas; a través de una plataforma de eventos online, en la que además de permitir la transmisión desde cualquier lugar del mundo, cuente con diferentes funcionalidades que permitan la interacción entre los asistentes, aumentar el engagement y poder brindar experiencias inolvidables a los asistentes.

Organizar una convención virtual o híbrida implica, entre otras cosas, un número de ventajas y desventajas. Luego te contaremos al respecto en otro post. Lo cierto es que los eventos híbridos han llegado para quedarse.

A continuación te enumeramos 5 puntos clave a la hora de organizar eventos híbridos.

¿Cómo organizar eventos híbridos?

Organizar eventos híbridos implica organizar un evento en dos modalidades: la presencial y la virtual. Lo que requiere un mayor esfuerzo en la práctica, puesto que, es como organizar un evento presencial y un evento virtual en paralelo, con las necesidades y requerimientos de cada uno, pero siguiendo un hilo conductor para transmitir con coherencia en ambos.

Hemos de asumir que un evento o convención híbrida requiere de más recursos humanos, pero también otros aspectos que te detallamos en una short list a continuación:

  • Más recursos humanos

La organización, planeación y ejecución de un evento físico requiere al 100% de nuestro equipo, por lo que organizar un evento similar en modalidad virtual nos obliga a tener otros recursos humanos para esta labor. También podemos recurrir a reorganizar tareas y simplificar el proceso de creación de eventos (físico y virtual), con apoyo tecnológico como las plataformas para eventos.

  • Organizar el presupuesto

Es importante plantear el objetivo del evento y de cada una de las modalidades por separado, para tener claro en cuál centrar los esfuerzos en los patrocinadores. Próximamente conocerás nuestra nueva funcionalidad para patrocinadores.

Si el evento tiene un costo, conseguir un presupuesto más holgado, te permitirá adecuar un precio para las inscripciones y por lo tanto, conseguir más ventas.

Si el evento depende de los patrocinadores, es indispensable presentar diferentes metodologías y escuchar sus ideas para ingresar a la industria como un profesional.

  • Aceptar las limitaciones

Es posible que se presenten limitaciones en cuanto a la disponibilidad de recurso humano o de presupuesto.

Además, los problemas en los eventos virtuales pueden presentarse y la mala noticia es que no siempre vas a poder controlarlo. Estos son dos de ellos:

  1. La conectividad del asistente. Es imposible que la señal de la retransmisión llegue a todos los asistentes con suficiente calidad y sin los típicos buffers porque las conexiones de los domicilios no son tan potentes. A ello se añade el dispositivo desde el que se conecta, en muchas ocasiones obsoletos para recibir la señal en tiempo real de un evento en directo. 
  2. Los estímulos del entorno físico. Un asistente desde su casa o desde su lugar de trabajo se encuentra en un entorno en el que puede ser distraído con facilidad, por eso se hace necesario incluir nuevas tendencias del marketing para captar su atención, aumentar su interacción y generar mejores experiencias para que resulten inolvidables.

4. Buscar nuevos roles para las ponencias

Los asistentes siempre van a desear encontrar formas de sentir la atención por parte del ponente.

En los eventos físicos se buscaba que el ponente animara a los asistentes, pero con la llegada masiva de eventos virtuales tuvimos que recurrir a nuevas formas para mantener la chispa y la atención de los asistentes.

Ahora, organizando un evento híbrido el reto se incrementa. Hay que estimular a los que están delante del ponente y a los que están detrás de la pantalla.

5. Data en tiempo real

Desde antes de la pandemia, se venía evidenciando la urgencia de digitalizar la información para conocer información de los asistentes en tiempo real y poder tomar acciones que activaran la participación de los patrocinadores o medir por ejemplo, cuántas personas pasaban por los stands de los patrocinadores. Sin embargo, no se había establecido como una necesidad.

Con la llegada de los eventos virtuales se ha logrado incluso medir el número de visitas a las áreas comerciales, sino también quién descarga y qué materiales

En la organización de eventos híbridos no puede olvidarse este avance y se debe continuar midiendo como herramienta de éxito para medir el ROI de los eventos híbridos.

 

 

Natalia Lopez

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